Cuando llegan decenas de albaranes de varios proveedores cada semana, el trabajo no termina al introducirlos en el ERP o programa de gestión. También hay que comprobar qué mercancía llegó realmente y, cuando se recibe la factura, verificar que las unidades y los precios cobrados corresponden a las compras registradas.
SigPyme utiliza OCR e IA para leer los albaranes y las facturas de proveedor. Con los datos incorporados al proceso de compras, puede cotejar los documentos relacionados y señalar diferencias de artículos, cantidades, precios e importes. La persona responsable revisa el resultado y decide cómo resolver cada incidencia antes de dar por buena la factura.
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Ver la demostración de conciliación de facturas y albaranes en YouTube.
Antes de empezar
- Comprueba que trabajas en la empresa correcta y que el proveedor tiene su ficha identificada por CIF o NIF.
- Mantén en los artículos la referencia que utiliza cada proveedor. Ayuda a reconocer las líneas del albarán y a comparar la documentación posterior.
- Conserva los albaranes y las facturas originales para resolver posibles diferencias.
- Cuenta físicamente la mercancía recibida. La lectura del documento no confirma por sí sola que haya llegado todo lo que figura en él.
1. Leer el albarán y preparar el pedido
Entra en Proveedores / Compras → Pedidos proveedor, pulsa Leer con IA y selecciona el albarán en PDF, JPG, JPEG o PNG. Si el documento está en papel, prepara una fotografía completa y legible antes de seleccionarla.
SigPyme intenta identificar el proveedor y el número del documento. También lee las referencias, descripciones, unidades, costes, descuentos, IVA e importes de sus líneas. Si encuentra la referencia del proveedor en el almacén, relaciona la línea con el artículo correspondiente. Si el proveedor o un artículo aún no existen, ofrece revisar y guardar su ficha durante el proceso.
Antes de guardar, comprueba que cada referencia corresponde al producto correcto y que cantidades, costes, descuentos, impuestos y totales coinciden con el albarán. Corrige cualquier lectura dudosa en la ficha del pedido.
Importante: guardar el pedido deja registradas sus líneas y las unidades pendientes de recibir. Todavía no aumenta el stock.
Consulta el manual de lectura de albaranes con IA si necesitas el detalle de la identificación de artículos y costes.
2. Registrar lo que llegó al almacén
Después de guardar un pedido creado desde un albarán, SigPyme puede ofrecerte recepcionarlo en ese momento. También puedes hacerlo más adelante desde Pedidos pendientes de recibir.
En Recibir mercancía, contrasta cada artículo con los bultos entregados. La pantalla muestra lo pedido, lo recibido anteriormente y lo que se va a recibir ahora. Ajusta Recibir ahora a las unidades que han llegado de verdad y guarda la recepción. Si una línea no ha llegado, indica cero; si ha llegado solo una parte, deja el resto pendiente.
Al guardar la recepción, SigPyme registra la entrada, aumenta el stock por las unidades confirmadas y conserva el movimiento en el histórico. Una factura recibida posteriormente no vuelve a sumar esas unidades. Consulta el control de recepciones pendientes para revisar entregas parciales.
3. Leer la factura del proveedor
Cuando llegue la factura, abre una nueva factura recibida, pulsa Adjuntar factura PDF y selecciona el documento. La IA propone el proveedor, número y fecha de factura, conceptos, bases, impuestos, retenciones, vencimientos y total. Revisa el resumen antes de aplicar los datos a la ficha.
Si recibes muchas facturas, el listado ofrece Importar y contabilizar carpeta para procesar varios PDF. Esta opción está documentada para facturas; la lectura de albaranes descrita arriba se inicia seleccionando cada documento.
En una factura que agrupa entregas de distintas fechas, identifica todos los albaranes a los que se refiere antes de aceptar el resultado. Comprueba además que el proveedor y el número de factura son correctos y que no se trata de un duplicado. Tienes el proceso completo en facturas recibidas con IA.
4. Cotejar la factura con los albaranes
Con los documentos incorporados a SigPyme, utiliza la conciliación para comparar la factura con los albaranes relacionados. Revisa el resultado por proveedor y documento, y después por artículo, cantidad, precio e importe. El cotejo ayuda a encontrar diferencias antes de continuar con el registro contable; no sustituye la revisión de la recepción física.
| Resultado | Qué debes comprobar |
|---|---|
| Artículo y cantidades coinciden | Confirma que las referencias corresponden al mismo producto y que la recepción está registrada. |
| Precio distinto | Revisa el coste del albarán, los descuentos y el precio facturado. Comprueba si uno de los documentos expresa un importe bruto y el otro uno neto. |
| Unidades distintas | Compara la factura con las unidades realmente recepcionadas, no solo con las pedidas o impresas en el albarán. |
| Falta un documento o una línea | Busca si hubo otra entrega parcial, un albarán pendiente de leer o una referencia de proveedor diferente. |
| Total distinto | Revisa bases, descuentos, IVA y redondeos después de aclarar las líneas. |
Por ejemplo, si el albarán indica 50 unidades a 2,00 € y la factura cobra 50 a 2,10 €, hay una diferencia de 5,00 € antes de impuestos que conviene aclarar con el proveedor. Si se recepcionaron 48 unidades y la factura cobra 50, revisa las dos unidades restantes antes de aceptar el cargo.
5. Resolver las diferencias y terminar
Si el cotejo señala una diferencia, vuelve al documento original y a la recepción registrada. Corrige los datos que se hayan leído o introducido mal. Si la diferencia procede del proveedor, consúltala con él y conserva la factura pendiente de revisión hasta decidir cómo tratarla.
Una vez comprobados los documentos, revisa los datos fiscales y los vencimientos de la factura. Después guárdala y contabilízala siguiendo el procedimiento de facturas recibidas. La contabilización registra la deuda y los impuestos; el stock ya quedó actualizado con la recepción.
Comprobación final
- El proveedor y los números de albarán y factura son correctos.
- Cada artículo coincide con su referencia del proveedor.
- Las recepciones reflejan únicamente las unidades entregadas.
- Las diferencias de precio, cantidad e importe están aclaradas.
- La factura no está duplicada y sus impuestos y total cuadran.
- Se conservan los documentos originales y puede consultarse el historial de recepciones.
La IA reduce el trabajo de lectura y comparación. La validación final corresponde a quien conoce la mercancía recibida y las condiciones pactadas con el proveedor.
