La lectura de albaranes con IA convierte un documento de proveedor en un pedido listo para revisar. Sigpyme reconoce el proveedor, las referencias, las cantidades, los costes, los descuentos y el IVA; después permite registrar la recepción para actualizar las existencias.
El proceso sirve tanto para albaranes como para pedidos recibidos del proveedor. La IA prepara los datos, pero la decisión final sigue siendo del usuario: revisa siempre el documento antes de guardar el pedido o incorporar mercancía al stock.
Antes de empezar
Se admiten documentos PDF, JPG, JPEG y PNG. Utiliza archivos completos, rectos, enfocados y con resolución suficiente. Si falta una página o una zona está recortada, el pedido generado también puede quedar incompleto.
Comprueba que el almacén contiene las referencias habituales y que cada artículo guarda correctamente la referencia utilizada por el proveedor. Esta relación es la forma más fiable de identificar las líneas del albarán.
Iniciar la lectura
1. Abrir los pedidos de proveedor
Entra en Proveedores / Compras y abre Pedidos proveedor.
2. Seleccionar el documento
Pulsa Leer con IA y elige el albarán o pedido guardado en el ordenador.
3. Esperar al análisis
Sigpyme prepara el archivo y analiza su contenido. No cierres el programa ni la ventana mientras se está realizando la lectura.
Identificación del proveedor
La IA intenta reconocer la razón social o nombre comercial, CIF o NIF, dirección, código postal, localidad, teléfono, correo y número de pedido o albarán.
Sigpyme busca al proveedor por su identificador fiscal:
- Si existe, lo asigna al pedido.
- Si no existe, permite abrir su ficha con los datos reconocidos.
- Para continuar, revisa, completa y guarda la nueva ficha.
Si cancelas el alta o cierras la ficha sin guardar, el proceso se detiene para evitar un pedido sin proveedor o con datos incompletos.
Reconocimiento de artículos
Sigpyme recorre las líneas y busca cada producto principalmente por la referencia del proveedor. Puede reconocer:
- Referencia y descripción.
- Unidades.
- Coste bruto.
- Porcentaje de descuento.
- Coste neto.
- Tipo de IVA.
- Total de la línea.
El precio unitario interpretado desde el albarán es el coste de compra, no el precio de venta. Aunque una referencia coincida, confirma que pertenece al artículo correcto y que proveedor, unidades, coste, descuento e IVA son coherentes.
Artículos que todavía no existen
Cuando una referencia no aparece en el almacén, Sigpyme permite crear el artículo durante la lectura:
- Abre una ficha nueva con una referencia interna propuesta.
- Incorpora la descripción, el proveedor y su referencia externa.
- Propone coste bruto, descuento, coste neto e IVA.
- Permite revisar y guardar la ficha antes de continuar con la siguiente línea.
No guardes un producto sin comprobar antes que no existe con otra referencia. Si cancelas el alta, la lectura se detiene para no generar un pedido incompleto.
Entender costes, descuentos e impuestos
- Coste bruto: precio unitario antes del descuento del proveedor.
- Descuento: porcentaje aplicado sobre el coste bruto.
- Coste neto: coste bruto después del descuento.
- IVA: porcentaje de impuesto correspondiente a la línea.
- Total: unidades por coste neto, más los impuestos aplicables.
Por ejemplo, si el coste bruto es 80 €, el descuento es del 30 % y se reciben 10 unidades, el coste neto unitario es 56 € y la base de la línea es 560 €. Comprueba si el documento expresa sus precios antes o después del descuento.
Revisar y guardar el pedido
Una vez identificados el proveedor y los artículos, Sigpyme abre la ficha del pedido. Revisa:
- Proveedor, fecha y número del documento.
- Dirección de entrega.
- Referencias y descripciones.
- Cantidades.
- Costes, descuentos e IVA.
- Totales y observaciones generadas.
Al pulsar Guardar se crean la cabecera, las líneas y las unidades pendientes de recibir.
Importante: guardar el pedido no incorpora mercancía al almacén. El stock solo aumenta cuando se registra la recepción.
Recepcionar la mercancía
Después de guardar, Sigpyme puede preguntar si quieres recepcionar el pedido como entregado.
- Sí: se abre la pantalla de recepción con unidades pedidas, recibidas anteriormente y recibidas ahora. Revisa las cantidades y guarda la recepción.
- No: el pedido queda disponible en Pedidos pendientes de recibir para procesarlo posteriormente.
Al guardar la recepción se registra la entrada, se actualizan las unidades recibidas, disminuyen las pendientes y aumenta el stock. La operación queda disponible en el histórico con su fecha.
Recepciones parciales
Si no ha llegado todo el pedido, modifica Recibir ahora e indica únicamente las unidades entregadas. El resto debe permanecer pendiente hasta una recepción posterior.
No confirmes como recibida mercancía que todavía no está físicamente en el almacén: falsearía tanto las existencias como el seguimiento al proveedor.
Comprobaciones posteriores
Después de terminar, revisa:
- El pedido en Pedidos proveedor.
- Las unidades restantes en Pedidos pendientes de recibir.
- La entrada en el histórico de recepciones.
- El stock actual de cada artículo.
- El coste y el proveedor vinculados a los artículos creados o actualizados.
Revisión antes de darlo por terminado
- El documento está completo y se puede leer con claridad.
- El proveedor se ha identificado sin crear duplicados.
- Cada referencia corresponde al artículo correcto.
- Cantidades, costes, descuentos e IVA coinciden con el original.
- Solo se han registrado las unidades realmente recibidas.
- El stock y las cantidades pendientes se han actualizado correctamente.
- Se conserva el albarán original.
Consejo: la IA reduce la introducción manual de datos, pero la validación del pedido y de la recepción sigue siendo imprescindible para mantener un stock fiable.
