La factura recibida une tres perspectivas: el documento del proveedor, la deuda que queda pendiente y el asiento que lleva la operación a contabilidad. Sigpyme mantiene esas piezas relacionadas, pero necesita que bases, impuestos, cuentas y vencimientos sean coherentes.
La revisión previa es lo que hace fiable la automatización. Una vez validados los datos, Sigpyme puede generar asientos de factura y pago sin perder la relación con el documento original.
Antes de empezar
Revisa la ficha del proveedor y confirma que existen su cuenta contable, la cuenta de cargo y las cuentas de IVA que vayas a utilizar. Trabaja siempre con el documento original a la vista para comparar número, fecha y totales.
Qué conviene entender
- Base e impuestos: Cada combinación de IVA o retención necesita una línea fiscal que explique cómo se forma el total.
- Vencimiento y pago: El vencimiento indica cuándo debe pagarse; el pago confirma que el dinero ya ha salido.
- Contabilización: Genera el asiento solo cuando las cuentas y los importes superan las validaciones.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Registrar el documento recibido
Selecciona el proveedor, introduce su número de factura, la fecha y el tipo de documento. Mantén separada la referencia interna de la referencia que figura en la factura.
2. Explicar correctamente el total
Distribuye las bases por tipo de IVA y, si existe, informa la retención. Comprueba que base más IVA menos IRPF coincide exactamente con el total del proveedor.
3. Organizar los vencimientos y pagos
Crea uno o varios vencimientos según las condiciones acordadas. Cuando pagues, registra fecha, importe, forma y cuenta de tesorería; se admiten pagos parciales sin dar por saldada toda la factura.
4. Contabilizar después de revisar
Ejecuta la contabilización desde el listado y lee el resumen. Si una factura se omite, corrige la cuenta o el dato indicado antes de intentarlo de nuevo. Los pagos se contabilizan en su propio momento.
Revisión antes de darlo por terminado
- El número del proveedor no está duplicado.
- Bases, IVA, IRPF y total cuadran.
- La suma de vencimientos coincide con el total.
- Las cuentas existen y pertenecen a la empresa activa.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
