Sigpyme puede registrar una factura de proveedor a partir de su PDF. La inteligencia artificial y el reconocimiento óptico de caracteres extraen la información del documento y la llevan a la ficha de factura recibida, tanto de forma individual como procesando una carpeta completa.
La lectura automática evita gran parte del trabajo de tecleo, pero no sustituye la revisión. El proveedor, el número de factura, los impuestos, las retenciones, los vencimientos y los totales deben comprobarse antes de guardar o contabilizar.
Antes de empezar
Revisa que estás trabajando en la empresa correcta y que sus datos fiscales están completos. Los proveedores habituales deberían estar dados de alta con su CIF o NIF, cuentas contables, forma de pago y cuenta de cargo.
Para una lectura individual necesitas un PDF válido, sin contraseña, de hasta 20 MB y 50 páginas. Si vas a importar un lote, prepara una carpeta que contenga únicamente las facturas pendientes de procesar.
Qué reconoce la lectura con IA
Sigpyme intenta recuperar y organizar los siguientes datos:
- Proveedor: razón social, CIF o NIF, dirección, datos de contacto, forma de pago e IBAN cuando aparece en el documento.
- Documento: número y fecha de factura, tipo de documento, referencia y conceptos facturados.
- Importes: bases imponibles, tipos y cuotas de IVA, retenciones de IRPF y total.
- Vencimientos: fechas e importes previstos para el pago.
El OCR permite leer tanto PDF generados por un programa como documentos escaneados. Una imagen nítida y completa siempre ofrecerá mejores resultados que una copia torcida, recortada o de baja resolución.
Leer una factura individual
1. Adjuntar el documento
Abre una nueva factura recibida, pulsa Adjuntar factura PDF y selecciona el archivo. Espera a que finalicen la preparación y el análisis sin cerrar la ventana.
2. Comprobar el proveedor
Sigpyme busca al proveedor principalmente por su CIF o NIF. Si lo encuentra, lo vincula a la factura. Si todavía no existe, utiliza Crear proveedor, revisa los datos propuestos y completa su ficha antes de continuar.
Importante: una factura no puede guardarse ni contabilizarse sin un proveedor registrado. Evita crear una ficha duplicada por diferencias de nombre; comprueba primero el identificador fiscal.
3. Verificar la empresa destinataria
El programa busca en el documento el NIF de la empresa activa. Si no puede localizarlo, muestra un aviso para que revises el PDF. Si detecta un destinatario diferente, compara ambos NIF antes de decidir si continúas o cancelas.
Al continuar, Sigpyme conserva los datos fiscales de la empresa activa: no reemplaza su NIF por el que haya interpretado en el documento.
4. Revisar el resultado
Antes de modificar la ficha aparece un resumen con:
- El proveedor identificado y si coincide con una ficha existente.
- Número y fecha de la factura.
- Nivel de confianza del análisis.
- Base imponible, IVA, IRPF y total.
- Conceptos, desglose fiscal y vencimientos detectados.
- Avisos o incidencias que necesitan atención.
Pulsa Aplicar a la ficha cuando el resumen sea coherente. Esta acción rellena el formulario, pero todavía no guarda la factura: puedes corregir cualquier campo antes de confirmar.
5. Guardar y contabilizar
Comprueba que las bases más el IVA menos las retenciones coinciden con el total, que los vencimientos suman el importe correcto y que las cuentas necesarias existen. Después guarda la factura y ejecuta la contabilización siguiendo el flujo habitual.
Cómo evita los duplicados
Sigpyme considera que una factura puede estar repetida cuando coinciden:
- El proveedor, identificado por CIF, NIF o código interno.
- El número de factura, ignorando diferencias irrelevantes como espacios o guiones.
La comprobación se aplica tanto a la lectura individual como a la importación de carpetas. Si aparece un duplicado, revisa el original antes de cambiar números o crear otra ficha.
Importar una carpeta completa
Desde el listado de facturas recibidas, utiliza Importar y contabilizar carpeta.
1. Elegir la carpeta
Selecciona la carpeta que funciona como bandeja de entrada. Sigpyme procesa los PDF situados directamente en ella; no des por hecho que también recorrerá sus subcarpetas.
2. Confirmar el lote
Comprueba el número de documentos encontrados. Los archivos se analizan uno a uno y por orden alfabético, mientras una barra muestra el avance.
3. Aplicar las validaciones
Antes de guardar cada factura, el proceso comprueba:
- Que el NIF del destinatario corresponde a la empresa activa.
- Que el proveedor existe.
- Que hay un número de factura válido y no está duplicado.
- Que base, impuestos, retenciones y total cuadran.
- Que la confianza del análisis alcanza el umbral requerido.
- Que existen los datos contables necesarios.
Solo se guardan y contabilizan automáticamente los documentos que superan todas las comprobaciones. Los demás quedan identificados para su revisión manual.
4. Revisar el informe final
El resumen diferencia facturas guardadas y contabilizadas de las duplicadas, omitidas, no contabilizadas, sin proveedor o con error. Revisa cada incidencia antes de mover o eliminar los documentos originales.
Archivo de los PDF
Cuando corresponde, Sigpyme copia la factura al archivo documental local y mantiene la relación con su ficha. El original no se mueve ni se elimina de la carpeta de entrada.
Desde el listado puedes utilizar el botón PDF para volver a consultar el documento. No cambies manualmente el identificador del nombre archivado, porque se utiliza para localizarlo.
Revisión antes de darlo por terminado
- La factura corresponde a la empresa activa.
- El proveedor correcto está vinculado y no se ha duplicado su ficha.
- Número y fecha coinciden con el PDF.
- Bases, IVA, IRPF y total cuadran.
- Los vencimientos y cuentas contables son correctos.
- El PDF puede abrirse desde la factura.
- El informe de importación no contiene incidencias pendientes.
Consejo: conserva los documentos originales hasta haber revisado el resultado y realiza copias de seguridad periódicas del archivo documental.
