Un pedido a proveedor expresa lo que esperas recibir, pero no aumenta las existencias por sí solo. El stock cambia cuando el almacén confirma la recepción real. Mantener esta diferencia permite detectar retrasos, entregas parciales y discrepancias sin falsear el inventario.
Separar cada momento no complica la gestión; la hace verificable. Cuando surge una incidencia, puedes localizar exactamente si está en el pedido, la recepción, la factura o el pago.
Antes de empezar
Comprueba que el proveedor, los artículos y la dirección de entrega están creados. Resulta especialmente útil guardar la referencia con la que el proveedor identifica cada producto, porque puede ser distinta de la referencia interna.
Qué conviene entender
- Pedido: Es la solicitud enviada al proveedor y deja abiertas las cantidades pendientes.
- Recepción: Confirma lo que ha llegado físicamente y es el momento en que se actualiza el stock.
- Factura recibida: Registra la deuda y los impuestos; puede estar relacionada con la compra, pero no sustituye la entrada de mercancía.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Preparar una orden comprensible
Elige proveedor y dirección de entrega, incorpora artículos y revisa unidades, costes y observaciones. Usa la referencia del proveedor para reducir dudas al tramitar la orden.
2. Revisar antes de enviar
Genera la vista previa y comprueba plazos, lugar de entrega y totales. El documento enviado debe coincidir con el pedido que queda guardado en Sigpyme.
3. Registrar lo que llega
Abre las recepciones pendientes y marca solo las unidades recibidas. Si faltan artículos, el sistema conservará el resto como pendiente para una recepción posterior.
4. Cerrar el circuito económico
Relaciona la recepción con la factura del proveedor y registra el pago cuando ocurra. Así puedes comparar lo pedido, lo recibido, lo facturado y lo pagado.
Revisión antes de darlo por terminado
- La dirección de entrega es correcta.
- Las referencias del proveedor están actualizadas.
- Solo se reciben unidades que han llegado.
- Las diferencias quedan pendientes o justificadas.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
