La ficha del proveedor conecta las compras con la contabilidad. Dos campos merecen especial atención: la cuenta del proveedor, que representa la deuda pendiente, y la cuenta de cargo, que indica la naturaleza de la compra o del gasto. Confundirlas produce asientos difíciles de interpretar.
Con la ficha bien resuelta, una factura recibida puede heredar las cuentas y condiciones adecuadas. La automatización contable empieza aquí, no en el momento de pulsar Contabilizar.
Antes de empezar
Ten a mano los datos fiscales, la forma de pago, el IBAN y el contacto administrativo. Si la empresa lleva contabilidad en Sigpyme, revisa el plan contable antes de crear cuentas nuevas para no generar duplicados.
Qué conviene entender
- Cuenta del proveedor: Suele pertenecer a los grupos 400 o 410 y acumula lo que la empresa debe pagar.
- Cuenta de cargo: Recoge la base de la operación en una cuenta de compra, aprovisionamiento o gasto.
- Condiciones de pago: Ayudan a proponer vencimientos coherentes y a organizar la tesorería.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Identificar al proveedor
Completa razón social, NIF y dirección fiscal. Añade el contacto que debe recibir pedidos o resolver incidencias para que el equipo no dependa de notas externas.
2. Asignar la cuenta de deuda
Busca primero si ya existe una cuenta vinculada al NIF. Si necesitas crearla, utiliza la numeración y el grupo adecuados y comprueba que queda asociada a la ficha correcta.
3. Definir la contrapartida habitual
Selecciona la cuenta de cargo que mejor describe la relación: mercaderías, servicios profesionales, suministros u otro gasto. Podrás cambiarla en una factura concreta cuando la operación sea distinta.
4. Preparar pagos y contactos
Informa la forma de pago, el banco y las personas de referencia. Estos datos facilitan los pedidos, los vencimientos y la contabilización posterior.
Revisión antes de darlo por terminado
- No existe otro proveedor con el mismo NIF.
- La cuenta del proveedor pertenece al grupo correcto.
- La cuenta de cargo refleja el gasto habitual.
- La forma de pago coincide con lo acordado.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
