La ficha del proveedor conecta las compras con la contabilidad. Dos campos merecen especial atención: la cuenta del proveedor, que representa la deuda pendiente, y la cuenta de cargo, que indica la naturaleza de la compra o del gasto. Confundirlas produce asientos difíciles de interpretar.
Con la ficha bien resuelta, una factura recibida puede heredar las cuentas y condiciones adecuadas. La automatización contable empieza aquí, no en el momento de pulsar Contabilizar.
Antes de empezar
Ten a mano los datos fiscales, la forma de pago, el IBAN y el contacto administrativo. Si la empresa lleva contabilidad en SigPyme, revisa el plan contable antes de crear cuentas nuevas para no generar duplicados.
Qué conviene entender
- Cuenta del proveedor: identifica la deuda con el tercero; según la operación puede corresponder a proveedor 400, acreedor 410 o proveedor de inmovilizado 523/173. Consulta este último caso con la gestoría.
- Cuenta de cargo: Recoge la base de la operación en una cuenta de compra, aprovisionamiento o gasto.
- Condiciones de pago: Ayudan a proponer vencimientos coherentes y a organizar la tesorería.
Cómo trabajarlo en SigPyme
1. Identificar al proveedor
Completa razón social, NIF y dirección fiscal. Añade el contacto que debe recibir pedidos o resolver incidencias para que el equipo no dependa de notas externas.
2. Asignar la cuenta de deuda
En Contabilidad y pago, distingue Cuenta contable de Cuenta de cargo y del IBAN. Busca primero por NIF y tipo. Junto a Cuenta contable, pulsa Crear y elige proveedor 400, acreedor 410 o proveedor de inmovilizado 523/173. El programa conserva una cuenta ya vinculada; elegir otro tipo no la sustituye automáticamente. Comprueba la auxiliar resultante de ocho dígitos. Esta acción puede guardar la ficha antes de elegir el tipo: cancelar la selección no deshace ese guardado.
3. Definir la contrapartida habitual
Junto a Cuenta de cargo, pulsa Crear y selecciona la compra o el gasto habitual: mercaderías, aprovisionamientos, alquileres, reparaciones, profesionales, transportes, seguros, servicios bancarios, publicidad, suministros u otros servicios. Se reutiliza una auxiliar disponible del tipo o se crea una. Puede compartirse entre proveedores y no identifica al tercero. Revisa la cuenta de cada factura, especialmente si corresponde a una inversión.
4. Preparar pagos y contactos
Informa la forma de pago, el banco y las personas de referencia. Estos datos facilitan los pedidos, los vencimientos y la contabilización posterior.
Revisión antes de darlo por terminado
- No existe otro proveedor con el mismo NIF.
- La cuenta del proveedor pertenece al grupo correcto.
- La cuenta de cargo refleja el gasto habitual.
- La forma de pago coincide con lo acordado.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
