No todos los cambios de stock proceden de una compra o una venta. Una rotura, una merma, un recuento o una corrección también modifican las existencias. Las entradas y salidas libres permiten registrarlos sin inventar documentos comerciales que nunca existieron.
Los ajustes deben ser excepcionales y explicables. Cuando aparecen con frecuencia, conviene revisar el proceso de recepción, entrega o recuento que está originando las diferencias.
Antes de empezar
Confirma primero que el movimiento no pertenece a una recepción de proveedor ni a una entrega de cliente. Elige un motivo que otra persona pueda entender meses después y, si estás ajustando un recuento, conserva la evidencia utilizada.
Qué conviene entender
- Entrada libre: Aumenta existencias por una causa ajena al circuito de compra.
- Salida libre: Reduce existencias por merma, rotura, consumo interno u otra causa justificada.
- Trazabilidad: Fecha, cantidad y motivo permiten reconstruir por qué cambió el inventario.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Comprobar el stock antes de ajustar
Consulta la ficha y los movimientos recientes. Un pedido pendiente o una recepción sin registrar puede explicar la diferencia sin necesidad de crear un ajuste.
2. Registrar el movimiento adecuado
Elige entrada o salida, introduce la cantidad real y redacta un motivo concreto. Evita textos genéricos como “corrección” si puedes indicar recuento, rotura o merma.
3. Verificar el resultado
Guarda y vuelve a consultar las existencias. La cifra final debe coincidir con la realidad física y el movimiento debe aparecer en el listado correspondiente.
4. Corregir sin borrar la historia
Si te equivocas, registra el movimiento compensatorio y explica la causa. De esta forma el historial conserva tanto el error como su corrección.
Revisión antes de darlo por terminado
- El ajuste no sustituye una compra o venta real.
- La cantidad tiene el signo y sentido correctos.
- El motivo es suficientemente descriptivo.
- El stock final coincide con el recuento.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
