La automatización contable funciona cuando cada operación sabe qué cuentas debe utilizar. Configurar bien clientes, proveedores, impuestos, tesorería y diarios permite que las facturas, los cobros y los pagos generen asientos coherentes sin introducirlos línea a línea.
La configuración inicial requiere criterio, pero se amortiza en cada documento posterior. Una automatización bien revisada reduce trabajo sin renunciar al control contable.
Antes de empezar
Trabaja con el plan contable de la empresa y acuerda los criterios con la persona responsable de contabilidad. Antes de automatizar, deben existir las cuentas de clientes, proveedores, IVA, retenciones, ventas, compras, caja y bancos que utiliza la actividad.
Qué conviene entender
- Configuración: Relaciona cada tipo de operación con diarios y cuentas predeterminadas.
- Asiento automático: Se genera desde el documento de gestión después de superar validaciones; no es una caja negra.
- Libros e informes: Diario, Mayor y balances permiten revisar lo contabilizado desde perspectivas complementarias.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Preparar el plan y los diarios
Importa o crea las cuentas necesarias y define los diarios de ventas, compras, cobros y pagos. Comprueba que la numeración y las naturalezas respetan el criterio contable de la empresa.
2. Vincular las fichas maestras
Asigna cuentas a clientes y proveedores, contrapartidas habituales e impuestos. Configura también las cuentas de banco y caja desde las que se registrarán cobros y pagos.
3. Probar los cuatro circuitos básicos
Revisa una factura emitida, su cobro, una factura recibida y su pago. Consulta los asientos resultantes para confirmar que deuda, ingreso o gasto, impuestos y tesorería aparecen en el lado correcto.
4. Establecer una revisión periódica
Consulta el Diario y el Balance de Sumas y Saldos antes de cada cierre. Corrige la causa en la configuración o el documento de origen, no solo el efecto en un informe.
Revisión antes de darlo por terminado
- Las cuentas existen y pertenecen al plan de la empresa.
- Cada cliente y proveedor tiene su auxiliar.
- Los diarios separan los circuitos principales.
- Los asientos de prueba cuadran y reflejan la operación real.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
