La ficha de cliente es el punto de partida de casi todo el circuito comercial. Cuando está bien preparada, presupuestos, pedidos, facturas, cobros y asientos reutilizan la misma información sin obligarte a escribirla de nuevo. Por eso merece la pena dedicar unos minutos a dejarla completa desde el principio.
Cuando la ficha ya está completa, el trabajo diario se vuelve mucho más fluido: eliges al cliente y Sigpyme propone la información necesaria para continuar el ciclo de venta.
Antes de empezar
Reúne la razón social, el NIF, la dirección fiscal y las condiciones habituales de venta. Si trabajas con domiciliaciones, ten también el IBAN y el mandato SEPA. Los datos personales deben incorporarse solo cuando exista una finalidad legítima y conviene distinguir el contacto operativo del consentimiento para publicidad.
Qué conviene entender
- Datos fiscales: Identifican a quién se factura y deben coincidir con la documentación oficial del cliente.
- Datos comerciales: Recogen el responsable, los descuentos, la forma de pago y otras condiciones que Sigpyme puede proponer en cada documento.
- Direcciones y contactos: Permiten separar el domicilio fiscal de los lugares de entrega y de las personas con las que trabaja cada área.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Crear una ficha reconocible
Da de alta el cliente con su nombre fiscal y completa el identificador tributario. Revisa el país antes de validar el NIF o VAT, porque el tratamiento fiscal puede variar según el territorio.
2. Preparar la operativa comercial
Asigna el comercial, la forma de pago y las condiciones que deban recuperarse al crear presupuestos o pedidos. Si hay varias sedes, registra cada dirección de entrega con un nombre que el equipo pueda reconocer.
3. Relacionar personas y canales
Añade los contactos con su cargo, teléfono y correo. Esto ayuda a dirigir cada documento a la persona correcta y deja una base ordenada para el seguimiento comercial.
4. Revisar antes de empezar a facturar
Comprueba la cuenta contable, el tratamiento de impuestos y, cuando proceda, los datos de domiciliación. Una ficha coherente evita corregir documentos posteriores uno por uno.
Revisión antes de darlo por terminado
- El NIF y la razón social coinciden con la documentación del cliente.
- La dirección fiscal no se confunde con una dirección de entrega.
- La forma de pago y el comercial responsable están informados.
- El consentimiento de marketing refleja la situación real.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
