La gestoría puede ayudarte mejor cuando recibe algo más útil que una carpeta de facturas al final del trimestre. Para preparar el cierre mensual, conviene saber qué documentos están registrados, qué movimientos siguen pendientes y qué decisiones requieren criterio profesional. Esa conversación empieza en la empresa, donde se conoce el motivo de cada compra, cobro o pago.
En SigPyme puedes reunir esa información a partir de compras, ventas, tesorería y contabilidad. La siguiente rutina sirve para ordenar el trabajo antes de compartirlo con tu asesoría. No presupone que todas las operaciones estén ya cerradas: precisamente ayuda a identificar las que no lo están.
1. Fija el periodo y localiza los documentos que faltan
Elige las fechas que vas a revisar y confirma que estás en la empresa y el ejercicio correctos. Después comprueba las facturas emitidas y recibidas del periodo. Una factura recibida en el correo, pero todavía sin registrar, no se convierte en un gasto contabilizado por aparecer en una carpeta.
Si cargas facturas de proveedor con OCR e IA, revisa proveedor, número, fecha, bases, impuestos y total antes de confirmar. Cuando proceses una carpeta, consulta el resultado final: puede haber documentos guardados, contabilizados, omitidos o pendientes de corrección. El manual de facturas recibidas con IA explica cómo distinguir esos estados.
Anota los justificantes que no tengas o que necesiten aclaración. Por ejemplo: «Compra del 12 de octubre: falta factura completa; tenemos el cargo bancario y el ticket». Ese dato permite a la gestoría decirte qué documento necesita sin tener que reconstruir la operación desde cero.
2. Separa lo facturado de lo cobrado y pagado
Una factura emitida no implica que el cliente la haya pagado; una factura recibida tampoco demuestra que ya se haya abonado. Consulta los listados de cobros y pagos y contrástalos con los movimientos del banco. Si utilizas la conciliación bancaria de SigPyme, revisa las partidas que no puedas relacionar con una operación conocida.
Deja identificados los casos que necesitan respuesta: un ingreso sin cliente claro, un pago parcial, una comisión bancaria o un cargo que podría corresponder a una factura aún no recibida. No fuerces una coincidencia solo para dejar el listado vacío. La pregunta bien formulada es más útil que un dato incorrecto.
3. Comprueba qué ha llegado realmente a contabilidad
En SigPyme, facturas, cobros y pagos pueden contabilizarse, pero hay que verificar el resultado. Antes de sacar conclusiones del balance, revisa si hay documentos pendientes de contabilizar y si alguna operación del lote quedó omitida. Luego consulta el Diario, el Mayor o el Balance de Sumas y Saldos para comprobar los importes relevantes. El manual de contabilidad e informes reúne estos controles.
En Contabilidad → Revisar contabilidad puedes seleccionar un periodo y localizar incidencias que merezcan investigación, como descuadres, posibles duplicados, cuentas ausentes o facturas pendientes. La revisión no corrige movimientos. Una pantalla sin incidencias tampoco equivale a una auditoría ni confirma que estén todos los documentos del mes.
4. Prepara una lista corta de incidencias con su contexto
Antes de enviar nada, convierte los hallazgos en tareas concretas. Una tabla sencilla evita correos separados y preguntas ambiguas:
| Operación | Qué sabemos | Qué falta o qué preguntamos |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Documento recibido y registrado | Confirmar si el IVA y la cuenta aplicados corresponden a esta compra |
| Ingreso bancario | Importe y fecha identificados | Aclarar a qué cliente o factura pertenece |
| Gasto con ticket | Compra y persona que la realizó identificadas | Pedir la factura necesaria o consultar el tratamiento del justificante |
Estos son ejemplos de preguntas, no respuestas fiscales. Si la duda afecta a deducciones, impuestos o clasificación contable, conserva el documento de origen y consúltala con la gestoría antes de modificar el registro.
5. Entrega cifras, documentos y decisiones pendientes
Acuerda con tu asesoría qué informes y archivos necesita y por qué canal los recibirán. Para que pueda orientarse, incluye empresa, periodo, fecha de extracción y relación de pendientes junto con los documentos e informes que hayáis acordado. Si cambias un asiento después, indica que el informe anterior ya no refleja la versión actual de la contabilidad.
Puedes usar el análisis con IA del Balance de Sumas y Saldos para entender una variación y formular mejor una pregunta. Contrasta sus cifras y explicaciones con el balance, el Mayor y los justificantes antes de compartir una conclusión. La IA ayuda a interpretar; la empresa y su asesoría deciden qué corregir y cómo tratar cada operación. Consulta el manual del análisis IA de sumas y saldos si quieres preparar ese informe.
Una comprobación rápida antes de enviar
- El periodo y la empresa son los correctos.
- Las facturas y justificantes pendientes están identificados.
- Los cobros y pagos sin correspondencia tienen una explicación o una pregunta.
- Se ha comprobado qué documentos están contabilizados y cuáles no.
- Las incidencias incluyen el documento de origen y una persona responsable de resolverlas.
- La gestoría sabe qué versión de los informes recibe y qué asuntos siguen abiertos.
Hacer esta revisión cada mes evita que las dudas se acumulen hasta el cierre trimestral. También permite que la conversación con la gestoría se centre en los casos que necesitan su criterio. Si quieres ver cómo se conectan facturas, tesorería e informes en un mismo entorno, prueba SigPyme con los procesos de tu negocio.
