No todas las personas conocidas en una feria, una llamada o una consulta necesitan convertirse de inmediato en cliente o proveedor. El tarjetero digital ofrece un espacio ligero para guardar esos contactos, encontrarlos y decidir más adelante si deben pasar a una ficha completa.
El tarjetero es más útil cuando se mantiene ligero y ordenado. Sirve para no perder oportunidades sin llenar las fichas maestras de relaciones que todavía no han madurado.
Antes de empezar
Define qué datos necesitas y por qué puedes conservarlos. Si vas a importar una hoja, limpia duplicados y columnas innecesarias y separa claramente el contacto comercial del permiso para recibir comunicaciones.
Qué conviene entender
- Contacto de tarjetero: Es un registro comercial sencillo, sin todo el circuito fiscal de clientes y proveedores.
- Importación: Acelera la carga desde Excel, pero exige relacionar columnas y revisar resultados.
- Conversión a ficha: Tiene sentido cuando la relación avanza y necesitas documentos, seguimiento o datos fiscales.
Cómo trabajarlo en Sigpyme
1. Guardar solo información útil
Registra nombre, empresa, cargo y canales de contacto que realmente utilizarás. Añade una observación que explique el contexto en el que conociste a la persona.
2. Buscar antes de duplicar
Consulta por nombre, empresa, correo o teléfono antes de crear un registro nuevo. Los duplicados fragmentan el historial y complican las campañas.
3. Importar con una muestra
Relaciona las columnas de la hoja con los campos de Sigpyme e importa primero un grupo pequeño. Revisa acentos, teléfonos, correos y consentimiento antes de completar la carga.
4. Pasar a ficha cuando corresponde
Crea un cliente o proveedor cuando necesites presupuestar, comprar, facturar o mantener un historial más completo. Evita mantener dos registros paralelos sin relación.
Revisión antes de darlo por terminado
- No hay un contacto equivalente.
- El contexto de procedencia está anotado.
- El consentimiento no se presume.
- Las importaciones se prueban antes de la carga completa.
Consejo: si un dato no coincide con la realidad, corrige primero su origen. Los informes y automatizaciones serán fiables cuando las fichas y los movimientos también lo sean.
