Olvídate de meter facturas a mano: OCR con IA en SigPyme
Hacer el cierre de trimestre implica para muchos estar una semana metiendo datos
Cada final de trimestre, muchos autónomos y pymes se encuentran con el mismo problema: una pila de facturas recibidas, tickets y albaranes de proveedor acumulados que hay que introducir a mano en el programa de gestión para poder cerrar el trimestre.
El proceso se repite documento a documento: se crea la factura, se busca el proveedor, se rellenan el número, las fechas, las bases, el IVA y el IRPF… Con los albaranes es aún más tedioso, porque hay que copiar cada línea: referencias, unidades, costes y descuentos. Y si llega un producto nuevo, toca buscar si ya existe en el almacén y, si no, crear su ficha desde cero.
Al final se pierden horas en tareas mecánicas, se cuelan errores al copiar y, cuando el trimestre no cuadra, hay que volver a revisar todas las facturas buscando el dato mal introducido.
Por eso en SigPyme hemos incorporado la lectura de documentos con OCR e IA dentro del propio programa. Vamos a ver cómo funciona por dentro.
Qué es un OCR de facturas con IA
Son dos piezas que trabajan juntas:
- El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) convierte el documento en texto que el programa puede leer, incluso si viene de un escaneo o de una foto.
- La IA interpreta ese texto y decide qué dato corresponde a cada campo: quién es el emisor, cuál es la fecha, qué líneas hay, qué impuestos se aplican y cuál es el total.
El resultado no es un texto suelto, sino una ficha de SigPyme ya rellenada, lista para que la revises. Y no es una herramienta aparte: funciona dentro del mismo flujo de compras en el que ya trabajas.
Qué documentos puede leer Sigpyme
- Facturas recibidas completas: proveedor, NIF, número, fechas, conceptos, bases imponibles, IVA, IRPF, descuentos, vencimientos, líneas y totales.
- Tickets y recibos fotografiados: comercio, fecha, conceptos, impuestos e importes, para incorporarlos como ticket, gasto o factura recibida.
- Pedidos y albaranes de proveedor: referencias, artículos, cantidades, costes, descuentos e impuestos para preparar el documento de compra.
- Carpetas enteras de facturas: varios PDF procesados de una vez, separando los correctos de los que necesitan revisión.
- Proveedores y artículos nuevos: si no existen, propone el alta con los datos detectados.
- El documento original: archiva una copia del PDF por proveedor, que puedes abrir después desde el listado de facturas recibidas.
La carga individual admite PDF, JPG, JPEG y PNG. La importación por carpetas trabaja con los PDF que haya dentro.
Cómo funciona, paso a paso
- Adjuntas el documento o seleccionas una carpeta. Cargas una factura en PDF o imagen o, para trabajar por lotes, reúnes los PDF pendientes en una carpeta y la seleccionas desde el listado de facturas recibidas.
- El OCR lee y la IA interpreta. El OCR obtiene el texto y la IA lo convierte en proveedor, fechas, líneas, impuestos, vencimientos y totales.
- SigPyme comprueba los datos. Contrasta el NIF de tu empresa, localiza al proveedor, busca duplicados y revisa que importes, impuestos y total cuadren.
- Revisas y conectas el resultado. Confirmas o corriges la propuesta y, después, guardas y contabilizas la factura o continúas con el pedido y el albarán hasta la recepción de stock.
Los controles antes de registrar
Leer rápido no sirve de nada si luego hay que corregirlo todo. Por eso, antes de que un documento llegue a tu contabilidad, SigPyme hace estas comprobaciones:
- NIF de la empresa: verifica que la factura va realmente a tu nombre.
- Proveedor: identifica al proveedor en tu base de datos o te propone darlo de alta.
- Duplicados: compara proveedor y número de factura para que no registres dos veces el mismo documento.
- Cuadre: valida que bases, IVA, IRPF y total encajan entre sí.
- Confianza: si la lectura no alcanza un nivel de confianza suficiente, te avisa.
Los documentos con datos incompletos, descuadres o baja confianza quedan apartados para revisión. Así revisas las excepciones, no todos los documentos uno por uno.
Carga individual o carpeta completa
Hay dos formas de trabajar, según el volumen que tengas:
- Carga individual: SigPyme te muestra los datos interpretados, el nivel de confianza y los avisos. Nada se guarda hasta que una persona lo revisa y lo aplica.
- Importar y contabilizar una carpeta: analiza los PDF uno a uno y solo guarda y contabiliza automáticamente las facturas que superan todas las validaciones. Al terminar, te entrega un resumen con los documentos guardados, duplicados, omitidos y con error.
La carpeta es la opción para el cierre de trimestre: dejas que SigPyme registre lo que está claro y tú dedicas el tiempo solo a lo que ha quedado pendiente.
Albaranes de proveedor: del documento al stock
Con los albaranes, el proceso llega más lejos, porque no solo registra un documento: prepara un pedido de compra con sus líneas y te lleva hasta la entrada de mercancía.
Se hace desde Proveedores / Compras → Pedidos proveedor, pulsando Leer con IA y eligiendo el archivo. Mientras se analiza, no cierres el programa ni la ventana.
El proveedor
La IA extrae la razón social o el nombre comercial, el CIF/NIF, la dirección, el teléfono, el correo y el número de pedido o albarán.
- Si el proveedor existe, lo asigna al pedido automáticamente.
- Si no existe, abre una ficha nueva con los datos reconocidos para que la completes y la guardes. Si la cancelas, la lectura se detiene, para que no queden pedidos sin proveedor.
Los artículos
Cada línea se identifica por la referencia que usa el proveedor. De cada una, SigPyme recupera la referencia y la descripción, las unidades, el coste bruto, el porcentaje de descuento, el coste neto, el tipo de IVA y el total de la línea.
Por eso es importante que en tus fichas de artículo esté bien guardada la referencia del proveedor: es lo que permite reconocer cada línea del albarán.
Los artículos nuevos
Cuando una referencia no existe en tu almacén, SigPyme abre la ficha del producto con:
- Una referencia interna propuesta.
- La descripción, el proveedor y la referencia externa.
- El coste bruto, el descuento, el coste neto y el IVA ya rellenados.
Tú revisas y guardas antes de continuar con el resto del albarán.
Ojo antes de guardar un artículo nuevo: comprueba que no existe ya con otra referencia. Así evitas duplicar productos en el almacén.
Guardar el pedido no es recibir la mercancía
Al guardar, se crean la cabecera y las líneas del pedido con sus unidades pendientes de recibir, pero todavía no entra nada en el almacén. Justo después, SigPyme te pregunta si quieres recepcionarlo:
- Sí: se abre la recepción con las unidades pedidas, las recibidas anteriormente y las que recibes ahora. Al guardar, se registra la entrada, se actualizan las unidades pendientes y aumenta el stock.
- No: el pedido queda en Pedidos pendientes de recibir para cuando llegue la mercancía.
Si solo ha llegado una parte, indica en Recibir ahora únicamente las unidades entregadas y el resto quedará pendiente. No confirmes mercancía que no está físicamente en el almacén: falsearía tu stock.
Un ejemplo práctico
Tienes una tienda y recibes un albarán de 30 líneas, de las que cuatro son productos nuevos.
Antes: tecleabas las 30 líneas a mano, buscabas cada producto en el almacén y, si no existía, creabas su ficha desde cero, copiando costes, descuentos e IVA.
Con SigPyme: cargas el albarán con Leer con IA. El sistema reconoce al proveedor, vincula los 26 artículos que ya tienes y te deja preparadas las cuatro fichas nuevas. Revisas, guardas y, si la mercancía ya está en tienda, la recepcionas y el stock se actualiza.
Un detalle al revisar costes: con un coste bruto de 80 €, un 30 % de descuento y 10 unidades, el coste neto unitario es de 56 € y la base de la línea de 560 €. Comprueba si el albarán expresa los precios antes o después del descuento.
Qué necesitas para que la lectura sea fiable
- El documento en PDF, JPG, JPEG o PNG: el archivo que te llega por correo o una foto del ticket.
- Que esté completo, recto, enfocado y con resolución suficiente, sin páginas que falten ni zonas recortadas. Un documento cortado genera un pedido incompleto.
- Las referencias del proveedor bien guardadas en tus fichas de artículo.
- Unos minutos para revisar y validar lo que ha interpretado la IA.
Todo conectado en un único flujo de compras
La ventaja real no es solo dejar de teclear. Es que factura, pedido, albarán, proveedor, artículos, recepción, stock y archivo del documento quedan conectados dentro de SigPyme. El dato se introduce una sola vez, desde el propio documento, y todo lo demás se alimenta de él.
Y no tienes que contratar nada aparte: la lectura con OCR e IA está incluida en todas las versiones de SigPyme. Lo que cambia entre versiones es dónde se alojan los datos y cuántas personas trabajan a la vez.
- ✔ Facturas, tickets y albaranes leídos y listos para revisar.
- ✔ Controles de NIF, proveedor, duplicados y cuadre antes de registrar.
- ✔ Artículos y proveedores nuevos propuestos con sus datos ya rellenados.
- ✔ Del albarán al stock sin salir del programa.
👉 ¿Quieres probarlo con tus propias facturas? Prueba SigPyme 15 días gratis y cierra el próximo trimestre sin teclear documento a documento.
La IA propone y tú decides. Menos tiempo copiando datos y más tiempo para revisar lo que de verdad importa.
