Facturas, tickets y albaranes que llegan por varias vías
Cada final de trimestre, muchos autónomos y pymes se encuentran con el mismo problema: una pila de facturas recibidas, tickets y albaranes de proveedor acumulados que hay que introducir a mano en el programa de gestión para poder cerrar el trimestre.
El proceso se repite documento a documento: se crea la factura, se busca el proveedor, se rellenan el número, las fechas, las bases, el IVA y el IRPF… Con los albaranes es aún más tedioso, porque hay que copiar cada línea: referencias, unidades, costes y descuentos. Y si llega un producto nuevo, toca buscar si ya existe en el almacén y, si no, crear su ficha desde cero.
Al final se pierden horas en tareas mecánicas, se cuelan errores al copiar y, cuando el trimestre no cuadra, hay que volver a revisar todas las facturas buscando el dato mal introducido.
Por eso en SigPyme hemos incorporado la lectura de documentos con OCR e IA dentro del propio programa. Vamos a ver cómo funciona por dentro.
Qué es un OCR de facturas con IA
Son dos piezas que trabajan juntas:
- El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) convierte el documento en texto que el programa puede leer, incluso si viene de un escaneo o de una foto.
- La IA interpreta ese texto y decide qué dato corresponde a cada campo: quién es el emisor, cuál es la fecha, qué líneas hay, qué impuestos se aplican y cuál es el total.
El resultado es una propuesta para completar una ficha de SigPyme, lista para que la revises. Y no es una herramienta aparte: funciona dentro del mismo flujo de compras en el que ya trabajas.
Qué documentos puede leer Sigpyme
- Facturas recibidas completas: proveedor, NIF, número, fechas, conceptos, bases imponibles, IVA, IRPF, descuentos, vencimientos, líneas y totales.
- Tickets y recibos fotografiados: comercio, fecha, conceptos, impuestos e importes, para incorporarlos como ticket, gasto o factura recibida.
- Pedidos y albaranes de proveedor: referencias, artículos, cantidades, costes, descuentos e impuestos para preparar el documento de compra.
- Carpetas enteras de facturas: varios PDF procesados de una vez, separando los correctos de los que necesitan revisión.
- Proveedores y artículos nuevos: si no existen, propone el alta con los datos detectados.
- El documento original: archiva una copia del PDF por proveedor, que puedes abrir después desde el listado de facturas recibidas.
La carga individual admite PDF, JPG, JPEG y PNG. La importación por carpetas trabaja con los PDF que haya dentro.
Cómo funciona, paso a paso
- Adjuntas el documento o seleccionas una carpeta. Cargas una factura en PDF o imagen o, para trabajar por lotes, reúnes los PDF pendientes en una carpeta y la seleccionas desde el listado de facturas recibidas.
- El OCR lee y la IA interpreta. El OCR obtiene el texto y la IA lo convierte en proveedor, fechas, líneas, impuestos, vencimientos y totales.
- SigPyme comprueba los datos. Contrasta el NIF de tu empresa, localiza al proveedor, busca duplicados y revisa que importes, impuestos y total cuadren.
- Revisas y conectas el resultado. Confirmas o corriges la propuesta y, después, guardas y contabilizas la factura o continúas con el pedido y el albarán hasta la recepción de stock.
Los controles antes de registrar
Leer rápido no sirve de nada si luego hay que corregirlo todo. Por eso, antes de que un documento llegue a tu contabilidad, SigPyme hace estas comprobaciones:
- NIF de la empresa: verifica que la factura va realmente a tu nombre.
- Proveedor: identifica al proveedor en tu base de datos o te propone darlo de alta.
- Duplicados: compara proveedor y número de factura para que no registres dos veces el mismo documento.
- Cuadre: valida que bases, IVA, IRPF y total encajan entre sí.
- Confianza: si la lectura no alcanza un nivel de confianza suficiente, te avisa.
Los documentos con datos incompletos, descuadres o baja confianza requieren revisión. En una carpeta, comprueba también si alguna factura quedó guardada sin contabilizar antes de reimportarla.
Carga individual o carpeta completa
Hay dos formas de trabajar, según el volumen que tengas:
- Carga individual: SigPyme te muestra los datos interpretados, el nivel de confianza y los avisos. Aplicar los datos a la ficha no guarda ni contabiliza la factura. Si necesitas crear un proveedor, su alta se guarda por separado antes de volver a la revisión.
- Importar y contabilizar una carpeta: analiza los PDF uno a uno y puede guardar y contabilizar las facturas válidas tras la confirmación inicial. Al terminar, revisa el resumen de guardados, contabilizados, duplicados, omitidos, no contabilizados y documentos con error. Una factura puede haberse guardado sin asiento; comprueba su estado antes de repetir la importación.
La carpeta permite procesar varios documentos con una confirmación inicial. Reserva tiempo para revisar el informe y resolver los pendientes antes del cierre.
Del dato leído a la contabilidad
La lectura de una factura es el inicio del circuito: comprueba proveedor, impuestos y cuenta de cargo, aplica la propuesta, guarda y revisa el asiento. En cambio, el albarán prepara un pedido y solo la recepción confirmada aumenta el stock. Este control permite conectar compras, almacén y contabilidad sin confundir sus estados. Sigue el manual de facturas recibidas con IA para ver cada confirmación.
Albaranes de proveedor: del documento al stock
Con los albaranes, el proceso llega más lejos, porque no solo registra un documento: prepara un pedido de compra con sus líneas y te lleva hasta la entrada de mercancía.
Se hace desde Proveedores / Compras → Pedidos proveedor, pulsando Leer con IA y eligiendo el archivo. Mientras se analiza, no cierres el programa ni la ventana.
El proveedor
La IA extrae la razón social o el nombre comercial, el CIF/NIF, la dirección, el teléfono, el correo y el número de pedido o albarán.
- Si el proveedor existe, lo asigna al pedido automáticamente.
- Si no existe, abre una ficha nueva con los datos reconocidos para que la completes y la guardes. Si la cancelas, la lectura se detiene, para que no queden pedidos sin proveedor.
Los artículos
Cada línea se identifica por la referencia que usa el proveedor. De cada una, SigPyme recupera la referencia y la descripción, las unidades, el coste bruto, el porcentaje de descuento, el coste neto, el tipo de IVA y el total de la línea.
Por eso es importante que en tus fichas de artículo esté bien guardada la referencia del proveedor: es lo que permite reconocer cada línea del albarán.
Los artículos nuevos
Cuando una referencia no existe en tu almacén, SigPyme abre la ficha del producto con:
- Una referencia interna propuesta.
- La descripción, el proveedor y la referencia externa.
- El coste bruto, el descuento, el coste neto y el IVA ya rellenados.
Tú revisas y guardas antes de continuar con el resto del albarán.
Ojo antes de guardar un artículo nuevo: comprueba que no existe ya con otra referencia. Así evitas duplicar productos en el almacén.
Guardar el pedido no es recibir la mercancía
Al guardar, se crean la cabecera y las líneas del pedido con sus unidades pendientes de recibir, pero todavía no entra nada en el almacén. Justo después, SigPyme te pregunta si quieres recepcionarlo:
- Sí: se abre la recepción con las unidades pedidas, las recibidas anteriormente y las que recibes ahora. Al guardar, se registra la entrada, se actualizan las unidades pendientes y aumenta el stock.
- No: el pedido queda en Pedidos pendientes de recibir para cuando llegue la mercancía.
Si solo ha llegado una parte, indica en Recibir ahora únicamente las unidades entregadas y el resto quedará pendiente. No confirmes mercancía que no está físicamente en el almacén: falsearía tu stock.
Un ejemplo práctico
Tienes una tienda y recibes un albarán de 30 líneas, de las que cuatro son productos nuevos.
Antes: tecleabas las 30 líneas a mano, buscabas cada producto en el almacén y, si no existía, creabas su ficha desde cero, copiando costes, descuentos e IVA.
Con SigPyme: cargas el albarán con Leer con IA. El sistema reconoce al proveedor, vincula los 26 artículos que ya tienes y te deja preparadas las cuatro fichas nuevas. Revisas, guardas y, si la mercancía ya está en tienda, la recepcionas y el stock se actualiza.
Un detalle al revisar costes: con un coste bruto de 80 €, un 30 % de descuento y 10 unidades, el coste neto unitario es de 56 € y la base de la línea de 560 €. Comprueba si el albarán expresa los precios antes o después del descuento.
Qué necesitas para que la lectura sea fiable
- El documento en PDF, JPG, JPEG o PNG: el archivo que te llega por correo o una foto del ticket.
- Que esté completo, recto, enfocado y con resolución suficiente, sin páginas que falten ni zonas recortadas. Un documento cortado genera un pedido incompleto.
- Las referencias del proveedor bien guardadas en tus fichas de artículo.
- Unos minutos para revisar y validar lo que ha interpretado la IA.
Todo conectado en un único flujo de compras
La ventaja real no es solo dejar de teclear. Es que factura, pedido, albarán, proveedor, artículos, recepción, stock y archivo del documento quedan conectados dentro de SigPyme. El dato se introduce una sola vez, desde el propio documento, y todo lo demás se alimenta de él.
La lectura con OCR e IA forma parte del ecosistema de SigPyme. Comprueba la disponibilidad de cada función y modalidad antes de organizar tu flujo de trabajo.
- ✔ Facturas, tickets y albaranes leídos y listos para revisar.
- ✔ Controles de NIF, proveedor, duplicados y cuadre antes de registrar.
- ✔ Artículos y proveedores nuevos propuestos con sus datos ya rellenados.
- ✔ Del albarán al stock sin salir del programa.
👉 ¿Quieres probarlo con tus propias facturas? Descubre cómo encaja el OCR de SigPyme en tus compras y prueba el flujo con tus propios documentos.
La IA propone y tú decides. Menos tiempo copiando datos y más tiempo para revisar lo que de verdad importa.
