El problema aparece cuando la mercancía ya está colocada y llega la factura
Durante la semana entran cajas, palés y paquetes de proveedores distintos. Cada entrega trae su albarán, alguien comprueba la mercancía, guarda el papel y continúa con el trabajo. Todo parece resuelto hasta que, a final de mes, llega una factura que agrupa muchas de esas entregas.
Entonces comienza una tarea que conocen bien quienes gestionan compras o almacén: buscar los albaranes uno a uno, comprobar qué se recibió, localizar cada referencia y revisar si las cantidades y los precios coinciden con lo que ahora pretende cobrar el proveedor.
Con diez documentos puede ser pesado. Con 50 albaranes semanales se convierte en una parte importante de la jornada. Además, la revisión suele hacerse con prisa, cuando también hay que cerrar el mes, preparar pagos y dejar lista la contabilidad.
El problema no es únicamente el tiempo. Entre tantas líneas pueden pasar desapercibidas diferencias pequeñas que, repetidas durante el año, terminan costando dinero:
- Un precio unitario ligeramente superior al acordado.
- Un descuento que aparece en el albarán y desaparece en la factura.
- Cincuenta unidades facturadas cuando solo llegaron cuarenta y ocho.
- Una entrega parcial cobrada como si estuviera completa.
- Un artículo incluido dos veces o relacionado con una referencia equivocada.
- Un albarán que se queda sin facturar o una factura que no se sabe a qué entrega corresponde.
Revisar estos casos exige comparar documentos que se han recogido en momentos y fechas diferentes, el albarán cuenta lo que acompañó a la mercancía; la recepción registra lo que entró físicamente; la factura indica lo que el proveedor quiere cobrar.
Qué significa cotejar un albarán con una factura
Cotejar consiste en comprobar que la factura corresponde a las entregas registradas y que sus datos importantes coinciden. Mirar el total no es suficiente, una factura puede cuadrar matemáticamente y contener una cantidad o un precio incorrectos.
La comprobación debe bajar hasta las líneas y responder preguntas concretas:
- ¿Es el mismo proveedor?
- ¿La factura hace referencia a los albaranes correctos?
- ¿Aparecen los mismos artículos?
- ¿Las unidades facturadas fueron realmente recibidas?
- ¿Coinciden el coste, los descuentos y los impuestos?
- ¿Los importes parciales conducen al total que se está cobrando?
Cuando toda esa información vive en papeles, correos y carpetas distintas, la comparación depende de que una persona reconstruya la historia completa. Cuando los documentos se digitalizan dentro del ERP, SigPyme puede utilizar los datos que ya tiene para preparar el cotejo y señalar las diferencias que necesitan atención.
Cómo resuelve SigPyme el cotejo de albaranes y facturas
SigPyme incorpora el OCR y la inteligencia artificial al proceso de compras. El OCR obtiene el texto del PDF o de la imagen y la IA interpreta qué parte corresponde al proveedor, al número del documento y a cada línea de producto.
La diferencia práctica es que el albarán deja de ser una imagen aislada. Sus referencias, cantidades, costes, descuentos e impuestos pasan a formar parte del pedido y de la recepción. Cuando llega la factura, sus datos también se leen y pueden compararse con los documentos de compra relacionados.
El programa ayuda a revisar:
- El proveedor y los documentos asociados.
- Los artículos incluidos en cada entrega.
- Las cantidades pedidas, recibidas y facturadas.
- Los precios y descuentos aplicados.
- Los importes de las líneas y los totales.
- Las posibles diferencias entre lo recibido y lo facturado.
La IA acelera la lectura y el cruce de información. La decisión final sigue en manos de la persona que conoce la entrega, las condiciones pactadas y las incidencias comunicadas por el proveedor.
Cómo funciona el proceso completo
1. El albarán entra en SigPyme cuando llega la mercancía
Desde Proveedores / Compras → Pedidos proveedor, se utiliza Leer con IA y se selecciona el albarán en PDF o imagen. SigPyme identifica el proveedor, el número de documento y sus líneas: referencias, descripciones, unidades, costes, descuentos, IVA e importes.
Las referencias del proveedor se relacionan con los artículos existentes. Si alguna no aparece en el almacén, se puede revisar y crear su ficha antes de continuar. Así se evita dejar una línea sin identificar o asociarla deprisa al producto equivocado.
2. Se registra lo que ha llegado de verdad
Leer el albarán prepara el pedido, pero no debería aumentar todavía las existencias. Antes hay que comprobar físicamente la mercancía.
En la recepción se indican las unidades entregadas de cada artículo. Si llegaron diez de las diez pedidas, la línea queda completa. Si llegaron seis, esas seis entran en stock y las cuatro restantes continúan pendientes.
Esta separación es fundamental. El cotejo posterior debe tomar como referencia lo que se recibió, no únicamente lo que el proveedor imprimió en el albarán.
3. La factura también se lee con OCR e IA
Cuando llega la factura del proveedor, SigPyme extrae sus datos fiscales, conceptos, bases, impuestos, vencimientos y total. Si la factura agrupa varias entregas, se tienen en cuenta los albaranes relacionados con ese proveedor.
El resultado se revisa antes de aplicarlo. De este modo se pueden corregir lecturas dudosas y comprobar el número de factura, el proveedor y los importes antes de guardar o contabilizar.
4. SigPyme compara los documentos
Con la información del albarán, la recepción y la factura ya registrada, SigPyme puede cotejar artículos, cantidades, precios e importes. La revisión deja de consistir en buscar papeles y sumar líneas con una calculadora: el trabajo se concentra en las coincidencias y, sobre todo, en las diferencias encontradas.
5. Las diferencias se resuelven antes de contabilizar
Una diferencia no significa siempre que la factura esté mal. Puede proceder de una lectura incorrecta, de un descuento general, de un redondeo, de una entrega parcial o de un cambio de precio aceptado por la empresa.
Por eso conviene volver al documento original y a la recepción registrada. Si los datos de SigPyme están equivocados, se corrigen. Si el proveedor ha cobrado algo diferente de lo recibido o acordado, la factura puede mantenerse pendiente de revisión mientras se solicita la aclaración o rectificación correspondiente.
Cuando todo está comprobado, se continúa con el registro de vencimientos, pagos y contabilización de la factura.
Dos diferencias pequeñas que conviene detectar
Imagina que un albarán recoge 50 unidades a 2,00 €, pero la factura incluye esas mismas 50 unidades a 2,10 €. La diferencia es de cinco euros antes de impuestos. Esto, aunqeu parezca una compra pequeña, si sucede con muchas referencias, se convierte en un problema.
En otro pedido se solicitaron 50 unidades, pero solo llegaron 48 y así se registró la recepción. Si la factura cobra las 50, el total puede parecer correcto respecto al pedido original, aunque incluya dos unidades que todavía no han entrado en el almacén.
Estos son los errores que se encuentran mejor comparando líneas y recepciones. Mirar únicamente el total de la factura no permite verlos.
Cómo incorporar este proceso al trabajo diario
La automatización funciona mejor cuando se utiliza desde el momento de la entrega. No hace falta esperar al cierre del mes para ordenar los documentos acumulados.
Un flujo sencillo puede ser este:
- Leer el albarán cuando llega la mercancía.
- Comprobar las referencias y crear únicamente los artículos que realmente sean nuevos.
- Registrar las cantidades recibidas, incluidas las entregas parciales.
- Mantener pendientes las unidades que todavía no han llegado.
- Leer la factura cuando la envíe el proveedor.
- Revisar las diferencias que muestre el cotejo.
- Resolver las incidencias y contabilizar la factura cuando esté correcta.
Así, al final del mes la mayor parte del trabajo ya está preparada. Los albaranes no aparecen de repente como una pila de papeles sin contexto: cada recepción conserva su proveedor, sus artículos, sus cantidades y su fecha.
Qué beneficios aporta a compras, almacén y administración
El primer ahorro es evidente: se reduce el tiempo dedicado a teclear referencias, cantidades y precios. Pero el valor del proceso aparece también en otros puntos:
- Menos errores de entrada: los datos parten del documento y se revisan antes de guardarlos.
- Stock más fiable: las existencias cambian con la recepción real, también cuando la entrega es parcial.
- Mayor control del coste: las diferencias de precio o descuento se detectan antes de aceptar la factura.
- Más trazabilidad: pedido, albarán, recepción y factura forman parte del mismo flujo de compras.
- Cierres de mes más ágiles: la información se registra durante el mes y la revisión se concentra en las excepciones.
- Reclamaciones mejor fundamentadas: la empresa puede localizar qué documento, artículo, cantidad o importe no coincide.
En lugar de dedicar horas a comprobar que todo está bien, el equipo puede dedicar su atención a los casos en los que algo no encaja.
El cotejo forma parte de un proceso de facturación más amplio
La comparación con los albaranes es solo una de las tareas que SigPyme puede automatizar alrededor de las facturas de proveedor.
En facturas recibidas, el OCR y la IA pueden recuperar el proveedor, el número y la fecha, los conceptos, las bases imponibles, el IVA, las retenciones, los vencimientos y el total. El programa comprueba posibles duplicados y permite procesar una carpeta completa de PDF, dejando para revisión los documentos que no superen sus validaciones.
Después puedes controlar vencimientos y pagos, generar la contabilización y consultar el documento desde la propia gestión. En el resto del circuito de facturación, SigPyme conecta clientes, pedidos, albaranes de venta, facturas emitidas, cobros y contabilidad, además de las funciones relacionadas con VeriFactu.
El objetivo es que los documentos no se trabajen como tareas separadas. La misma información acompaña a la operación desde la entrada o la venta hasta el stock, el pago y el asiento contable.
De una revisión interminable a un control por excepciones
Cotejar albaranes y facturas seguirá necesitando criterio: alguien debe confirmar qué se recibió, si se aceptó un cambio de precio o cómo se resuelve una incidencia. Lo que cambia es la cantidad de trabajo mecánico necesario para llegar a esa decisión.
Con los albaranes digitalizados, las recepciones actualizadas y las facturas leídas dentro de SigPyme, la revisión deja de empezar desde cero. El programa prepara la comparación y ayuda a encontrar dónde están las diferencias.
Menos tiempo buscando papeles, menos errores que llegan al pago y más control sobre cada compra. Ese es el resultado de conectar el OCR con el almacén, las compras y la facturación dentro del mismo ERP.
Puedes consultar el proceso detallado en el manual de conciliación de albaranes y facturas y conocer el resto de funciones en la página de inteligencia artificial de SigPyme.
