Un ticket de aparcamiento, de gasolina o de meteriales te suele dar un ticket que se queda guardado en la chaqueta, cartera o abrigo, por lo que se termina perdiendo, estropeando o luego no sabes de donde a salido. Digitalizar tickets significa convertir ese justificante en información que pueda revisarse y encontrarse dentro de la gestión del negocio.
Aquí hablamos de tickets y recibos de compras y gastos que recibe tu empresa, no de los tickets de venta que emites desde el TPV. La foto es el punto de partida: lo útil es poder identificar el comercio, la fecha, los conceptos, los impuestos y el importe, y saber a qué operación corresponden.
Qué ocurre entre la fotografía y el registro
Primero, obtienes una imagen completa y legible del papel o utilizas el PDF que te enviaron. Después, el OCR reconoce el texto y la IA propone qué dato es cada cosa. Una persona compara esa propuesta con el justificante y añade el contexto que no aparece impreso, como la obra, el viaje o la compra a la que pertenece. Por último, incorpora el documento al circuito de gastos que corresponda.
Esta revisión es necesaria incluso con una lectura automática. Los tickets térmicos se borran, una doblez puede ocultar una cifra y algunos comercios imprimen varios importes parecidos. Si la fecha, los impuestos o el total no se leen bien, conviene resolver la duda antes de registrar el gasto.
SigPyme permite aportar individualmente documentos PDF e imágenes JPG, JPEG o PNG. Su OCR e IA leen tickets y recibos, proponen los datos y permiten incorporarlos como ticket, gasto o factura recibida según el documento. Puedes consultar qué documentos reconoce el OCR de SigPyme. El manual para digitalizar tickets en SigPyme explica la secuencia detallada dentro del programa.
Una imagen ordenada no es todavía un gasto bien registrado
Guardar fotos en una carpeta evita perder parte del papel, pero deja preguntas abiertas: ¿quién pagó?, ¿por qué se compró?, ¿hay una factura posterior?, ¿se ha registrado ya el mismo importe? Para que la digitalización sea útil, el documento debe quedar relacionado con la operación y poder recuperarse cuando se revise un pago o una compra.
También importa distinguir los justificantes. Una factura simplificada puede contener el detalle de la venta; un resguardo de tarjeta solo acredita el pago. Ninguna lectura automática añade datos fiscales que no figuren en el original. Si necesitas deducir el IVA de una factura simplificada, comprueba los datos adicionales que exige la Agencia Tributaria, entre ellos el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida separada.
Fotografiar un ticket tampoco equivale por sí solo a una digitalización certificada que permita destruir el papel. La normativa sobre digitalización certificada establece condiciones específicas para ese supuesto. Conserva el justificante original conforme al procedimiento que aplique a tu empresa.
Elege como quieres digitalizar los tickets
Si hoy gestionas pocos tickets, una carpeta ordenada y una revisión periódica pueden ayudarte a empezar. Cuando intervienen varias personas o los gastos llegan de distintos lugares, conviene que el sistema permita:
- Leer imágenes y PDF sin volver a transcribir cada campo.
- Corregir los datos propuestos antes de confirmarlos.
- Diferenciar el documento de compra de un simple comprobante de pago.
- Relacionar el justificante con el gasto y localizarlo después.
- Detectar si una factura posterior corresponde a una compra ya registrada.
El objetivo es que el dato llegue a la gestión cuando todavía se conoce su contexto. Para ver qué cambia en el trabajo diario, lee los beneficios de tener los tickets digitalizados dentro del programa de gestión. Si quieres probar este recorrido con tus propios documentos, puedes descargar SigPyme.
